مديريت تغيير فناوري

مديريت تغيير فناوري

ترجمه: مهديه خسروي

اين نوشتار نگاهي است هدفمند به تغييراتي كه فناوري در مديريت ايجاد مي‌كند. مباحثي كه در اينجا مطرح مي‌شود عبارت‌اند از: - منظور ازتغييرات ناشي از فناوري در مديريت چيست؟
- اين تغييرات چه جايگاهي در سيستم فناوري اطلاعات يك شركت دارد؟
- چه نوع از سرمايه‌گذاري براي بازگشت سرمايه و كاهش هزينه‌هاي مالكيت مناسب است؟
- تصميم‌گيري مديريت در زمينه سرمايه‌گذاري روي فناوري بايد چگونه باشد؟
- تحليل عوامل مختلف در ارزيابي فناوري و پيشنهاد مسيرهاي مناسب و بيان عواملي كه با آنها فناوري موفقيت را براي مديريت به ارمغان مي‌آورد.

فوايد تغييرات ناشي از فناوري در مديريت
به برنامه TCM (TECHNOLOGY CHANGE MANAGEMENT) مي‌توان به عنوان رويه‌اي براي يك سرمايه‌گذاري نگاه كرد. در يك برنامه TCM بايد آخرين تغييرات روز در عرصه فناوري به طور مداوم مورد ارزيابي قرار گيرند و با تكيه بر آنها پاسخي درخور به تقاضاهاي مشتريان ارائه شود. به اين طريق اطمينان حاصل مي‌شود كه تمام سرمايه‌گذاريهاي انجام شده توسط بخش IT يك سازمان موفقيت‌آميز خواهد بود. بنابراين به مدد آخرين پيشرفتهاي عرصه فناوري بر ارزش مشتريان افزوده خواهد شد؛ چرا كه خدمات و محصولات ارائه شده به شيوه‌هايي خلق مي‌شوند كه براي كاربران مانوس‌تر باشند.
تحليل نتيجه
هر گاه سازماني در صدد اجراي يك تغيير با كمك فناوري، ارتقاي محصول و يا انتقال فناوري برآيد، اولين گام انجام يك تحليل روي نتايج و آثار آن پيش از وقوع است. چنين تحليلي در واقع به دنبال يافتن پاسخي براي پرسشهاي زير است:
الف) به چه دلايلي چنين تغيير يا تغييرهايي مورد نياز است؟
ب) چه پتانسيل‌هايي براي اجراي آن تغيير(ها) لازم است؟
پ) هزينه تحقق اين تغيير(ها) چه ميزان خواهد بود؟
ت) مزاياي ناشي از اين تغيير(ها) چيست؟
ث) آيا با نيازهاي ما و خواسته‌هاي موجود تناسب دارد؟ در صورت ايجاد اين تغيير چه دستاوردهايي حاصل مي‌شود؟
ج) كدام واحد در بهترين جايگاه براي تحقق و اجراي اين تغيير است؟
چ) چه موقع بازگشت سرمايه حاصل خواهد شد؟
ح) چه سيستم‌هاي ديگري تحت تاثير اين تغيير يا تغييرها قرار خواهند گرفت؟
با اجراي اين تحليل يك ديدگاه كلي حاصل مي‌شود كه نشان خواهد داد آيا تغيير بايد ايجاد شود يا خير؟ بنابراين بسيار ارزشمند است كه قبل از اخذ هر تصميمي زمان كافي به تحليل نتايج قابل پيش‌بيني اختصاص داده شود.

گرايش بازار به فناوري
هر گاه سازماني در موقعيت نهايي‌سازي يك فناوري قرار گيرد، ارزش آن را دارد كه به گرايشهاي موجود در بازار نگاهي داشته باشد. به اين ترتيب شواهدي در اختيارش قرار مي‌گيرد، مبني بر اينكه آيا آن فناوري خاص ارزش استفاده دارد؟ اين فناوري به چه درجه‌اي از تكامل رسيده است؟ آيا فناوري مذكور نوظهور بوده يا داراي قدمت است؟ يافتن پاسخ مناسب براي اين سؤالها سبب كسب آگاهي از آخرين تمايلات و گرايشهاي موجود در بازار مي‌شود.
تعيين رهبران پيشرو
تشخيص اينكه چه كساني در بازار در راس قرار دارند و چه كساني حرف اول را در ارائه فناوري مورد نظر مي‌زنند، بسيار مهم و كليدي است. چه كساني و چه عواملي خواستها و نيازها را تعيين مي‌كنند و چه كسي از فوايد حاصل سود مي‌برد؟ همچنين بايد به مخترعان، اولين استفاده كنندگان، مهره‌هاي كليدي و نيز آنهايي كه در اين زمينه عقب مانده‌اند، توجه شود. به عنوان مثال SAP در فناوريهاي ERP پيشگام است. مايكروسافت سردمدار رايانه‌هاي روميزي است، در حالي‌كه IBM و BEA در Java/J2EE مبتني بر فناوري SDA رقيب يكديگرند. در زمينه وب هم شركت گوگل با شركت مايكروسافت در رقابتي فشرده به سر مي‌برد.
همه نمونه‌هاي مطرح شده در بالا مثالهايي كلي بودند. ايده همگامي با پيشگامان و رهبران يك عرصه با هدف دستيابي به نتايج بهتر پايه‌گذاري شده است. به اين ترتيب نه تنها نسبت به آخرين ويژگيها و خصيصه‌هاي آن فناوري آگاهي حاصل مي‌شود، بلكه حمايت بهتري هم ايجاد خواهد شد. در ضمن بايد بررسي شود كه آيا اين ويژگيهاي نوين براي سازمان مثمر و مفيد خواهند بود و نيز براي بهره‌برداري از آنها چه بهاي اضافه‌اي بايد پرداخته شود؟ اين كاملاً به نيازها و خواسته‌هايي كه از آن كسب و كار انتظار مي‌رود بستگي دارد. بايد ديد كه چه ميزان از رشد در آن كسب و كار مشاهده مي‌شود؟ ميزان سرمايه‌گذاري در چه حد است؟ و اصلاً خود آن كسب و كار در چه حد و اندازه‌اي است.

پذيرش تغييرات
پذيرش تغييرها با خط مشي‌اي آغاز مي‌شود كه استراتژي نام دارد.
_ آيا مديريت در صدد ايجاد تغييرات لازم است؟
_ آيا سازمان مايل به پذيرش آخرين فناوري هست؟
همه اينها بستگي به توان و پتانسيل مورد نياز، هزينه‌ها و به علاوه منافعي كه فناوري نوين با خود به همراه مي‌آورد دارد. از طرفي هم نشاندهنده پويايي و بازده يك سازمان در گسترش سريع آن شيوه نوين، استراتژي آماده‌سازي براي ورود به عرصه رقابت در بازار، زمان‌بندي و نيز سرعت تعقيب بازار است.

ارزيابي فناوري
در ادامه ده معيار ذكر شده است كه در ارزيابي فنــاوري بايد مورد توجه قرار گـيرند. اين معــيارها همچنين در مورد ارزيابي فروش هم قــابل اعمال است. نتايج نهايي ارزيابي، بسته‌اي استراتژيك است كه مورد استفاده بخش IT قرار مي‌گيرد.‌

1 - مقياس‌پذيري
در واقع معياري است از اينكه آيا اين كاربرد جديد در روي ماشين‌هاي مختلف كه در مكانهاي مجزا از هم قرار گرفته‌اند قابل پياده‌سازي است. به اين ترتيب مي‌توان اطمينان حاصل كرد كه در صورت توسعه كسب و كار، مي‌توان سخت‌افزارهاي اضافي در قسمتهاي مختلف به گونه‌اي نصب كرد، بدون اينكه روي عملكرد سيستم تاثير نامطلوب داشته باشد. بدون تغيير كاربرد و تنها از طريق افزودن توانايي سخت‌افزاري بخشهاي مختلف مي‌توان ظرفيت كاري سيستم را افزايش داد. پس سوال مطرح اين است كه «آيا مي‌توان قطعات جديد را به‌دور از ايجاد نقص در عملكرد روي ماشين‌هاي گوناگون نصب كرد؟»

2 - قابليت توسعه
در واقع اين قابليت مبين آن است كه آيا كاربرد مورد نظر، قابليت توسعه را دارد، به نحوي كه در صورت لزوم بر ظرفيت كاري افزوده شود؟ در واقع هدف دستيابي به حجم كاري بيشتر توام با كيفيت بهتر است.

3 - وفق‌پذيري با نسخه قبلي خود
در واقع معنايش اين است كه اگر شما اين فناوري جديد را خريداري كنيد، در حالي كه نسخه قبلي آن را هم داشته‌ايد، آيا ارتقا و اصلاح اجزا و تجهيزات قبلي كافي است يا بايد تغييرات اساسي در ساختار ايجاد شود؟
4 - انعطاف‌پذيري
انعطاف‌پذيري به معناي ظرفيت محصول در هماهنگ شدن با نيازها و خواسته‌هاي مشتريان مختلف است و اينكه به كاربر اجازه دهد تا مطابق خواست خود تغييرات لازم در ظاهر، ساختار و طراحي ايجاد كند.

5 - سازگاري
سازگاري يعني كاربرد جديد تا چه اندازه قابليت اجتماع با ديگر كاربردها يا سيستم‌هاي موجود يا محتمل‌ در آينده را دارد.

6 - عملكرد
نحوه پاسخ‌دهي سيستم به نيازهاي و خواستهاي مشتريان چگونه و در چه حد است؟ به عنوان مثال در مورد رايانه‌ها معيار عملكرد حاكي از آن است كه توان عملياتي CPU و ظرفيت حافظه در چه حد است؟ آيا براي كاربردهاي real time مناسب است؟ براي تضمين عملكرد بالا چه تغييرات تطبيقي بايد در ساختار ايجاد شود؟

7 - ويژگيهاي جديد (قابل استفاده بودن)
آيا همه كارها و ويژگيهاي مورد نياز سهامداران از طريق اين كاربرد جديد قابل حصول است؟ آيا اين ويژگيهاي جديد قابليت پاسخگويي به نيازهاي وي‍ژه و خواسته‌هاي مشتريان را دارد؟

8 - بقا و ماندگاري
دوام و ماندگاري آن در چه حد است؟چه خدمات پس از فروشي از جانب فروشنده ارائه مي‌شود؟ مستندسازي آن در چه سطحي از كيفيت قرار دارد؟ عوامل اصلي كه براي نگهداري و پشتيباني از يك سيستم مطرح است كدام‌ند؟ آيا نگهداري از سيستم به صورت خودكار انجام مي‌شود؟ بر اساس يك معيار سنجش روزانه چه مقدار زمان بايد به فرايندهاي نگهداري از سيستم اختصاص داده شود؟ چنانچه نقصي بوجود بيايد سرعت رفع آن و زمان مورد نياز براي راه‌اندازي مجدد سيستم چقدر خواهد بود؟
9 - سادگي
آيا طراحي سيستم به گونه‌اي هست كه استفاده از آن ساده باشد؟ آيا براحتي مي‌توان آن را اصلاح نمود؟چه ميزان زمان براي ارتقا، توسعه، افزايش موارد جديد و پاسخگويي به خواسته‌هاي نوظهور مشتريان نياز است؟ آيا نگهداري و پشتيباني از آن آسان است؟ چندين مرحله براي محلي‌سازي استفاده از سيستم مورد نياز است؟ آيا اصل تفكيك و استقلال از ساير قسمتها رعايت شده است؟

10 - ضريب اطمينان
اين در واقع مهمترين معيار در ميان معيارهاي دهگانه مطرح شده، است و نشان مي‌دهد كه ميزان استحكام و دوام سيستم در چه حد و اندازه‌اي است. آيا نقص در محصول خروجي اغلب رخ مي‌دهد؟ در صورت مثبت بودن پاسخ چه موقع اين نواقص ايجاد مي‌شود؟ آيا نحوه عملكرد مداوم و پايدار است يا پي در پي حوادث غير منتظره با دلايل مجهول رخ مي‌دهد.

محاسبه ضرايب وزن
براي محاسبه نقش هر يك از ده معيار بيان شده بر اساس ميزان تاثيرشان يك ضريب وزني به هر يك اختصاص داده مي‌شود. قبل از انجام هر اقدام و اخذ هر تصميمي لازم است كه امتياز كل و نيز امتياز هر يك از معيارها براي قسمتهاي مختلف محاسبه شود و مقايسه‌هاي لازم صورت پذيرد. سپس كادر مديريت طي يك جلسه مروري با حضور طراحان اصلي، تصميمات استراتژيك را اتخاذ مي‌كند.
بازبيني و مرور مي‌تواند بر اساس نيازهاي كسب و كار لحاظ شود. در يك سيستم real time ضريب اطمينان، عملكرد، مقياس‌پذيري قابليت توسعه، سادگي و سازگاري حائز اهميت هستند، در حالي كه در يك سيستم ايستا ويژگيهاي جديد، بقا و تدوام، و انعطاف‌پذيري حرف اول را مي‌زنند.

منبع:
www.projectperfect.com.au

*تدببر