مدیریت تغییر و تحول در کار... change management

اعمال تغييرات حتي اگر به سود كسب و كارمان باشد، براي همه ‌ما سخت است
مترجم: آذین صحابی

اعمال تغييرات حتي اگر به سود كسب و كارمان باشد، براي همه ‌ما سخت است. اگر سال‌هاي طولاني در زندگيمان به چيزي عادت كرده باشيم، ترك آن عادت برايمان سخت خواهد بود. اين نكته در مورد زندگي شغلي و حرفه‌اي ما به عنوان يك كارآفرين نيز صدق مي‌كند. صد البته كه اگر از خير اعمال تغييرات و دست و پنجه نرم كردن با مشكلات مربوط به آن بگذريم، راحت‌تر خواهد بود اما ادامه دادن همان روال‌هاي گذشته در اكثر موارد زيان‌بار خواهد بود.
من مشاور بازاريابي هستم و علاوه بر آن با صاحبان مشاغلي كه مي‌خواهند كسب و كارشان را رونق دهند، مشاوره دارم. وقتي كه يكي از آنها پيش من مي‌آيد، پس از چندي به اين نتيجه ساده مي‌رسم كه بدون اعمال تغييرات، سودكردن بي‌معناست. اين اشخاص از من مي‌خواهند كه براي رونق كسب و كارشان و به عبارتي پول درآوردن هرچه بيشتر راههايي به آنها بگويم. بله من هم مي‌توانم اين كار را انجام دهم اما اگر اين افراد دست به تغيير نزند، انبوهي از اين توصيه‌ها و راهكارها هم به درد نمي‌خورند – و كاملاً‌مشخص است كه هر تغييري به سادگي محقق نمي‌شود چراكه به گفته معروف ترك عادت موجب مرض است! اما بايد بگويم كه ترك عادت وقتي موجب مرض است كه فرد زود تسليم شود و به نتايج اين تغييرات و شيوه جديد زندگي و كار ايمان داشته براي نيل به اين اهداف سختي‌ها را تحمل كند. اگر شما صاحب يك كسب و كار باشيد، نه تنها عادت كردن به اين شيوه جديد براي خودتان سخت است بلكه براي كارمندانتان هم دشوار است: اين مطلب در مورد 10، 100 يا 1000 كارمند هم صدق مي‌كند تا وقتي كه نفهميد اين راه و روش قديمي دارد به كسب و كارتان صدمه مي‌زند، سراغ تغييرو تحول نخواهيد رفت، براي اين كه روش و عادت جديدي را شروع كنيد، بايد علاقه داشته باشيد. خب حالا مي‌پرسيد كه چگونه مي‌توان اين علاقه را ايجاد كرد؟‌ اين جا همان بحث معروف «نابرده رنج تغيير ميسر نمي شود» پيش مي‌آيد. به طور مثال داستان يكي از مراجعانم را تعريف مي كنم:
سال پيش مدير يك شركت مديريت اموال به من مراجعه كرد و درخواست مشاوره نمود. روند پردازش پرداخت‌هاي مشتريان آنها از لحظه اول دريافت پول‌هايشان تا مرحله‌اي كه اين مبالغ به حساب شركت واريز مي شد، چهار مرحله داشت. لازم به ذكر است كه شركت دو مالك داشت كه باهم شريك بودند و چهار كارمند هم در آنجا مشغول به كار بودند.اين چهار كارمند مسئول پردازش اين فرايند چهار مرحله‌اي بوده و درستي حساب دخل و خرج اين موسسه به آنها بستگي داشت.
شايد در نگاه اول، اين كار به نظر شما ساده بيايد اما فراموش نكنيد كه اين شركت هرروز با تعداد زيادي از اين مبالغ روبروست كه از مشتريان آنها به دستشان مي‌رسد و تعداد اين بسته‌هاي پرداختي در هر هفته به چند صدتا مي‌رسد. اين شركت واقعاً‌با مشكل روبرو بود. روزهاي متمادي وجود داشت كه كارمندان آنقدر سرشان شلوغ بود و با اين پرداخت‌ها و حساب هاي گوناگون درگيري داشتند كه اصلاً نمي‌توانستند به كار اصلي‌شان برسند و گاهي مجبور مي‌شدند اضافه بر ساعات عادي بمانند و كارهاي عقب‌مانده را رفع و رجوع كنند. بعضي مواقع هم برعكس اتفاق مي‌افتاد و اين چهار نفر ساعات اضافه كاري را به رسيدگي به اين مبالغ مي‌گذراندند. هرچه كه قراردادها و مشتريان اين شركت افزايش مي‌يافت، اين دردسرها هم بيشتر مي‌شد. هر چه كه اين كار زمان بيشتري مي‌برد، آنها مجبورمي‌شدند بيشتر اضافه كاري كنن.
و هرچه تعداد اين ساعات كاري اضافه افزايش مي‌يافت، كارايي و بازدهي كارمندان هم كمتر مي‌شد و در كل راندمان كل پروسه‌ كارها نزول مي‌كرد. وقتي كه با كارمندان و كارفرمايان صحبت كردم دريافتم كه آنها نيز در اين فرايند كنوني فرسوده و خسته شده‌اند و ديگر آن را مفيد نمي‌دانند. اين رويه كه قبلا مفيد بود و كارايي داشت نه تنها امروز آسيب پذير شده بلكه هزينه برهم هست و خرج مي‌تراشد. با اين تفاسير و با توچه به اين كه اقتصاد و تجارت با سرعت به پيش مي‌رود، اين چالشها و دردسرها كوتاه مدت نخواهند بود.
من به سادگي فهميدم كه چاره اين مشكلات كوتاه كردن پروسه پردازش و حساب و كتاب كردن اين ارقام است. بايد به جاي چهار كارمند، دو كارمند اين وظيفه را برعهده گيرند و اين كارهم تنها يك به يك روش محقق مي‌شود و آن انيست كه نرم‌افزار مديريت هزينه‌هايشان را كه در حال حاضر از آن آن استفاده مي‌كردند، ارتقا دهند و با نيازهاي كنوني هماهنگ سازند. كاملاً واضح است كه من ارتقا و به روزكردن اين نرم‌افزار را در رديف اول ليست توصيه‌هايم قرار دادم. اين كار حدود 2000 دلار خرج بر مي‌داشت و احتمالاً‌ آنها مايل نبودند كه به اين توصيه‌ها عمل كنند و بازهم بحث «نابرده رنج تغيير ميسر نمي‌شود.» پيش مي‌آيد.
من علاوه بر اين كه ارتقاي اين ابزار را به آنها پيشنهاد كردم، به مديران اين شركت گفتم كه هزينه‌هاي انجام اين پروسه دردسرسازشان را كه با اين سيسمت قديمي انجام مي‌شود، برآورد كنند. سپس خودم مخارج كار با يك نرم‌افزار مناسب را برايشان محاسبه كردم. نتيجه جالب توجهي به دست آمد: تفاوت اين دو عدد نزديك به 7500 دلار در سال بود! شايد اين رقم چندان قابل توجه نباشد اما بازهم دقت كنيد كه ما درباره يك شركت بزرگ و معروف حرف نمي‌زنيم. اين يك شركت كوچك و شخصي است كه تنها 6 كارمند دارد.
با اين تفاسير حتماً‌ مي‌دانيد كه اين اشخاص بي‌درنگ اين تغييرات را اعمال كردند. 2000 دلار هزينه يك تغيير كه 7500 دلار صرفه‌جويي در سال را به دنبال دارد، يك پول خرج كردن بيهوده نيست. بلكه يك سرمايه گذاري سودآور است.
كارمندان مي‌ديدند كه در حال حاضر در كارشان با مشكل روبرو هستند و هرروز فشار كاري بيشتري را متحمل مي‌شدند. از اين رو به اعمال اين تغييرات علاقه نشان دادند و خواهان آن شدند.
اگر شما هم با اينچنين دردسرهايي مواجه هستيد، فكر كنيد و ببنيد كه در ازاي چسبيدن به همين رويه كنوني چه خواهيد پرداخت و چه به دست خواهيد آورد. اگر از مواجه با چالش‌ها و هزينه‌هاي تغييرات بترسيد، با مشكلاتي به مراتب بدتر از دردسرهاي اعمال تغييرات، روبرو خواهيد شد. دردسرهايي كه جز خرج تراشي اضافي، فرسودگي كارمندان و خودتان، كندي روند كار و در نهايت ضرر كردن، نتايجي در پي نخواهد داشت. اگر مشكلاتتان را به درستي بشناسيد، آنوقت به اعمال تغييرات و به كارگيري ابزارها و فرايندهاي تازه علاقه‌مند خواهيد شد.

By: Susan Carter